Per comunicare in modo efficace un evento, sostenibile o meno, è importante tenere presente i 3 momenti in cui l’evento si sviluppa: prima, durante e dopo. Può sembrare banale, ma in questi casi è necessario guardare al piano di comunicazione con gli occhi del partecipante e identificare bene le opportunità di comunicazione che le 3 fasi offrono.

Sull’importanza di fare un piano di comunicazione ne aveva già parlato Ornella, quello che ancora non abbiamo approfondito è come cambia il piano se si tratta di promuovere un evento e quali sono gli strumenti digitali che si possono utilizzare (anche per questo l’evento sarà sostenibile).

Premessa

Dimmi e dimenticherò.
Mostrami e ricorderò.
Coinvolgimi e capirò.
– Confucio

photo credit: http://www.flickr.com/photos/27384730@N00/326930489

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La massima, attribuita a Confucio, mette l’accento sul coinvolgimento personale. Nell’ultimo corso per Organizzare e comunicare gli Eventi Sostenibili si parlava dell’importanza di produrre un cambiamento nelle persone che partecipano al nostro evento. Il cambiamento passa per la comprensione, la comprensione per il coinvolgimento.

I partecipanti amano sentirsi protagonisti del cambiamento: comunicare le proprie scelte di sostenibilità è il primo passo per coinvolgerli.

Cesare Buffone, docente del corso di Eventi Sostenibili

total-digital-audience-TEMPO-nov14

L’immagine qui sopra, presa da AudiWeb, ci mostra che:

  • la total digital audience a novembre 2014 è rappresentata da 28,8 milioni di utenti collegati almeno una volta nel mese, il 53,4% degli italiani dai 2 anni in su
  • nel giorno medio l’audience totale (da PC o device mobili) è di 21,7 milioni di utenti, online per 1 ora e 59 minuti

In particolare la mobile audience nel giorno medio raggiunge 17,4 milioni di utenti unici (di 18-74 anni), che trascorrono online in media 1 ora e 38 minuti per persona. Risultano, inoltre, 9 milioni gli utenti che nel giorno medio hanno navigato su internet esclusivamente da dispositivi mobili.

La rete è quindi un luogo irrinunciabile per la nostra azione di coinvolgimento delle persone.

Le tre fasi della comunicazione di un evento

Prima

E’ questo il momento in cui informare i partecipanti e i fruitori dell’evento, creare aspettativa e invogliare alla partecipazione.

In questa fase è bene prestare attenzione a:

  • partire con il giusto anticipo rispetto alla data dell’evento
  • comunicare in modo differente in base ai diversi segmenti di pubblico ai cui ci rivolgiamo (persone che già ci conoscono, persone che raggiungiamo per la prima volta, persone già iscritte…)
  • investire in promozione e pubblicità

Durante

Questa è la fase privilegiata per raccontare, coinvolgere e approfondire i contenuti del nostro evento.

E’ necessario dare il giusto spazio ai contenuti generati dai partecipanti e dai fruitori. Si può anche pensare di costruire un proprio social media team (quelli dell’Internet Festival lo fanno -bene- con un bando) capace di raccontare in diretta ciò che avviene, cogliendo le diverse sfaccettature e moltiplicando la presenza online e le opportunità di condivisone.

Dopo

Quando tutto è finito arriva il tempo di rendicontare e fidelizzare: è già il momento di parlare dell’evento successivo.

Qui dobbiamo rendere ragione di quello che è stato fatto, raccontare i risultati dell’evento e illustrare le performance raggiunte in termini di sostenibilità (perché è di Eventi Sostenibili che stiamo parlando). Forse un’infografica ci può essere utile per trasmettere tante informazioni in modo leggibile e accattivante.

Il piano

Tutti i concetti espressi vanno poi sintetizzati in un piano che scandisce i 3 momenti.

schema

  • Destinatari: chi sono le persone a cui si rivolge la nostra comunicazione? (nel dettaglio: età, sesso, lavoro, città di residenza, interessi, uso di internet, ecc ecc…)
  • Obiettivi: quali sono gli obiettivi di comunicazione del nostro progetto? quali sono gli aspetti che non possiamo non trasmettere ai partecipanti?
  • Contenuti e attivazione: in quella determinata fase, che cosa vogliamo comunicare e qual è l’azione che chiediamo ai destinatari? (esempio: fase prima, voglio comunicare che ci sono dei servizi di car pooling per venire al mio evento e se li usi hai uno sconto sul biglietto di ingresso, chiedo ai miei destinatari di prenotare un viaggio in car pooling)
  • Strumenti: quali strumenti privilegiare nelle varie fasi? come usarli? (esempio, la newsletter non si presta ad essere usata come strumenti di aggiornamento per un veneto di due giorni, meglio usarla nella fase dopo per raccontare come è andato l’evento)
  • Cosa misurare: devo identificare per ogni fase e per ogni strumento, qual è quel numero da leggere (e come interpretarlo) per poter rispondere alla domanda: “come sta andando?”

Se la tabella sopra non dovesse bastare, come spesso accade, e vogliamo essere ancora più operativi, possiamo costruire un calendario dei contenuti. Eccone un esempio che non necessita di ulteriori spiegazioni: chi, fa cosa e quando.tabella

Un bell’esempio di un evento lo trovate in questo articolo di Ninja Marketing.

Alcune idee su questo modo di progettare la comunicazione di un evento mi sono venute leggendo questo.

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Disclaimer

Sono un ingegnere informatico, quindi non proprio quello che a tavola con amici definireste un bravo comunicatore, ma ci sono alcuni aspetti strutturali della comunicazione di un evento che meritano di essere spiegati con la pragmaticità di una tabella e uno schema (da cui quindi l’approccio da ingegnere).

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Denis Ferraretti

Denis Ferraretti

Ingegnere Informatico e Dottore di Ricerca, si occupa da tempo di web e di tecnologie digitali (in modo più o meno consapevole). Appassionato di amenità moderne, crede che esista un modo diverso e sostenibile per comunicare oggi, usando il web. E' docente a contratto presso la Facoltà di Ingegneria dell'Università di Ferrara e amministratore di AcquistiVerdi.it srl.
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